AccueilPour les coworkings et espaces partagés

Le bâtiment tourne tout seul. La communauté prend vie.

Réservations, accueil, colis, support, facturation et communauté des résidents dans un seul compte, sur votre domaine et à votre marque. L’équipe arrête de croiser des tableurs et retrouve le temps de s’occuper de ceux qui sont sur place.

À écouter en 8 minutes

Comment faire tourner le coworking tout seul pour que l’équipe se consacre de nouveau aux personnes, dans un épisode en anglais. Vous entendrez l’accueil devenu standard des petits problèmes, l’exploitation pilotée en discutant avec l’IA, la comparaison avec les plateformes étrangères, les crédits, la borne et les colis, et le paiement en retard rappelé par WhatsApp.

L’accueil accueille à nouveau des personnes, pas des papiers.

Dans beaucoup de coworkings, chaque partie de l’exploitation vit à un endroit différent, et aucun ne parle à l’autre. L’accueil devient un centre de post-it : qui a réservé la salle ? Pour qui est arrivé ce carton ? Ici, tout cela est dans le même système.

Aujourd’hui, dans beaucoup de coworkings

La réservation de salle: dans un tableur
La facturation: dans un logiciel de facturation à part
La visite: dans un cahier à l’accueil
Le colis: sur un post-it
L’événement de la communauté: dans le groupe WhatsApp

Tout le coworking dans le même compte.

Le résident se connecte, réserve la salle, reçoit l’avis de colis et voit l’événement de la semaine sans changer de système. Qui gère voit toute la maison au même endroit.

Réservations
Présence
Visites
Colis
Support
Facturation
Communauté

L’accès s’active et se coupe avec le paiement.

L’abonnement est encaissé directement sur la plateforme, et l’accès aux espaces abonnés suit le paiement. Personne dans l’équipe n’a à éplucher une liste d’impayés.

Pilotez le coworking en discutant avec Claude ou ChatGPT.

Connectez l’assistant à votre communauté et parlez-lui comme à quelqu’un de l’accueil. Il agit avec votre rôle, et chaque action est enregistrée.

Demandez

“Bloque la salle Ipê demain matin pour maintenance.”
Ferme la salle sur ce créneau, et personne ne peut la réserver à cet horaire.
“Enregistre un colis pour l’entreprise Lumen, avec photo.”
Enregistre le colis pour l’entreprise, avec la photo, et son équipe reçoit l’avis.
“Note la visite de Júlia aujourd’hui à trois heures de l’après-midi.”
La visite entre dans la liste du jour de l’accueil, et l’hôte est prévenu à son arrivée.

Posez la question

“Qui est dans l’espace en ce moment ?”
Liste ceux qui ont fait leur check-in, avec l’heure d’arrivée.
“Quel est le solde de crédits de l’entreprise Lumen ?”
Affiche le solde du portefeuille de l’entreprise et les mouvements.
“Quels tickets ont dépassé leur délai ?”
Liste les tickets au délai dépassé et qui en est responsable.

Tout ce qui touche à l’argent ou supprime quelque chose vous demande un oui avant de se faire.

Voir tout ce que fait l’assistant

Une journée sur place, sans tableur.

Ce que fait l’extension Coworking au quotidien, de la porte de la salle à la clim en panne.

Des crédits par offre: L’offre donne des crédits chaque mois, par exemple 10 pour le résident. Chaque salle coûte des crédits par tranche de temps, avec des tarifs par jour de la semaine ou par date. Une annulation à temps rend le crédit, et l’équipe marque l’absence de qui ne s’est pas présenté.
Le portefeuille de l’entreprise résidente: L’entreprise a son portefeuille de crédits, son équipe, son propre administrateur et ses abonnements. On sait clairement qui a dépensé les crédits de l’entreprise.
Une tablette à la porte de la salle: Elle indique si la salle est libre et affiche les réservations du jour, avec un QR code qui ouvre la réservation sur le téléphone.
Borne de check-in: Check-in et check-out à l’entrée, à la place du cahier de l’accueil.
La visite enregistrée à l’avance: Le résident enregistre son invité, l’accueil marque l’arrivée d’un geste et l’hôte reçoit aussitôt un e-mail.
Le colis avec photo: L’accueil l’enregistre avec photo et casier. Le résident reçoit l’avis, un rappel si le carton reste là, et confirme le retrait.
Un ticket avec délai: La clim est en panne : elle devient un ticket avec photo et salle, responsable et délai. La salle reste indisponible jusqu’à la réparation, et le rapport montre ce qui a été résolu dans les temps.

Extension

Coworking

à partir deUS$ 89/mois

Starter US$ 10 + Coworking US$ 79, en offre annuelle

L’offre grandit avec le nombre de personnes.

Le côté physique de l’exploitation : qui a réservé quoi, qui est sur place, qui est venu en visite et ce qu’il faut réparer, dans le même système que la communauté et la facturation.

Réservations
Salles, bureaux et postes réservés à l’heure en crédits, avec invitation d’agenda et une tablette à la porte de chaque salle.
Présence
Check-in et check-out des membres et des visiteurs, avec borne à l’accueil. Le résident reçoit un e-mail.
Prise de rendez-vous
Des créneaux avec des personnes, comme le mentorat, le cours et le rendez-vous, avec rappel et invitation d’agenda. Le propriétaire décide qui en propose.
Colis
L’accueil enregistre le colis avec photo et casier ; le résident reçoit un e-mail, un rappel et confirme le retrait.
Visiteurs
Le membre enregistre son invité à l’avance, l’accueil marque l’arrivée d’un geste et l’hôte reçoit un e-mail.
Support
Tickets avec photo et salle, responsable et délai par catégorie, file de l’équipe et rapport avec les temps et le % dans les délais.

* Un visiteur enregistré seulement à son arrivée ne compte pas comme membre. Si le coworking lui demande une inscription, un e-mail par exemple, et que cela crée un compte, il devient utilisateur et compte dans la limite de membres de l’offre.

Créer un compte Voir les offres et les extensions

L’espace réagit tout seul, et l’équipe s’occupe des personnes.

Des Workflows prêts pour le coworking, que l’assistant crée pour vous dans la conversation ou que vous activez dans le panneau.

Premier check-in: Un e-mail de bienvenue part, et la personne reçoit une étiquette qui la met sur le bon parcours dès ce moment.
Réservation non utilisée: Un message propose de reprogrammer. Pas de reproche, juste un « on change de jour ? ».
Paiement en retard: D’abord un e-mail pour mettre à jour le paiement. Deux jours plus tard, un WhatsApp ou un SMS, pour qui a donné son téléphone et accepté de le recevoir.

Avant de l’activer, vous la simulez, vous envoyez un test et voyez combien de personnes l’automatisation touchera. Aucun SMS ne part la nuit, et WhatsApp et SMS ont un quota mensuel selon l’offre.

Voir les Workflows

Du coworking de quartier à celui de plusieurs entreprises.

Celui de quartier

Le gain, c’est d’en finir avec le tableur. Une seule personne à l’accueil gère réservations, visites et colis depuis la borne et le téléphone.

Celui de niche

Il vit de sa communauté : feed réservé aux résidents, événements avec check-in, appel à propositions pour le demo day et classement de participation. L’espace devient le lieu où la niche se retrouve.

Celui de plusieurs entreprises résidentes

Chaque entreprise a son portefeuille de crédits, son propre administrateur et invite son équipe par e-mail. Elle s’occupe de ses équipes, et le gérant de l’espace voit tout.

Voir comment monter un coworking

À côté des outils que vous connaissez déjà.

Les plateformes de coworking sont solides, et c’est un marché sérieux. Ce que chacune dit sur son propre site, vérifié le 28 octobre 2026 :

Nexudus, OfficeRnD et Optix

Réservations, facturation récurrente et app aux couleurs de l’espace, parfois en option payante. Nexudus compte plus de 60 intégrations natives, dont la serrure connectée, et parle déjà d’agents IA pour l’accueil et la vente ; OfficeRnD, d’agents IA pour la vente.

Conexa

Brésilienne, spécialisée dans la gestion financière et la facturation récurrente : Pix et boleto (moyens de paiement brésiliens) ou carte, facture électronique automatique, ainsi que réservations et check-in.

Où se place Memberfy

Conçu pour le Brésil : l’encaissement en réais dans son propre checkout, sans passerelle à part.
Né comme une communauté : feed, événements, participation et appel à propositions au même endroit que les réservations et la facturation.
Se pilote en discutant avec Claude ou ChatGPT, avec votre oui avant de toucher à l’argent.

Le logiciel étranger s’occupe du bureau. Celui-ci s’occupe aussi de qui s’y assoit.

Sources : nexudus.com · officernd.com · optixapp.com · conexa.app

Comparatifs détaillés

Questions fréquentes

Memberfy pilote-t-il les serrures connectées ou les tourniquets ?

Non : Memberfy enregistre le check-in et le check-out dans le système, depuis la borne et le téléphone. Si votre espace dépend aujourd’hui d’une intégration avec une serrure ou un tourniquet, vérifiez-le tranquillement avant de changer : les plateformes internationales, comme Nexudus et OfficeRnD, ont des intégrations prêtes avec les serrures.

Et si j’ai plusieurs sites dans plusieurs pays ?

Les plateformes internationales ont été conçues pour cela, avec les devises et les prestataires de paiement de nombreux pays. Memberfy a été conçu pour le Brésil, avec une facturation en réais.

Combien ça coûte ?

Avec l’extension Coworking, à partir de US$ 89 par mois en offre annuelle : Starter US$ 10 + Coworking US$ 79. L’offre grandit avec le nombre de personnes, et salles, bureaux et postes sont illimités.

L’assistant peut-il faire une erreur avec l’argent ?

Tout ce qui touche à l’argent demande votre confirmation, avec les montants à l’écran : changer un prix, rembourser, retirer. Ce qui supprime quelque chose aussi. Rien ne part sans votre oui.

Puis-je faire venir mes résidents actuels ?

Oui. La base existante s’importe par tableur, depuis n’importe quel système, avec groupes et étiquettes.

Un coworking ne vend pas des bureaux, il vend un voisinage.

Le résident qui a des amis dans l’espace ne le quitte pas pour un moins cher. Memberfy est la base où le bâtiment tourne tout seul et où la communauté a de la place pour prendre vie.

Par où commencer

1Installez la borne à l’accueil et mettez le cahier à la retraite.
2Activez l’automatisation des paiements en retard.
3Ouvrez un feed réservé aux résidents et organisez un événement par mois.

Dites-nous ce que vous voulez monter.

Chaque communauté commence avec 90 jours offerts, sans carte. Vous nous dites ce que vous voulez monter, nous vous répondons avec votre accès, nous le montons avec vous et restons proches ensuite.

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